Wedding et Event Planner sur Tours et ses environs.

Vous avez l’immense responsabilité d’organiser l’EVJF ou l’EVG de votre meilleur.e ami.e ou de votre frère/soeur et vous ne savez pas trop comment faire. Cet article est fait pour vous !

En vous confiant l’organisation de son EVJF-EVG, c’est une très belle preuve de confiance et d’amour que vous fait le.la futur.e marié.e mais c’est vrai que cela peut vous faire peur en terme de responsabilité et d’organisation. Cette personne compte sur vous pour célébrer à vos côtés et aux côtés de tous.tes ses amis.es ces derniers moments de jeune fille/garçon.

Dans cet article, vous trouverez donc 10 étapes indispensables pour l’organisation de cet événement. Suivez-les et vous verrez que tout va bien se passer !

1.Définissez avec le.la futur.e marié.e ce qu’iel souhaite pour son EVG-EVJF.

C’est la première chose à faire dès que vous connaissez la date du mariage. Leur demander leur avis permet de ne pas se tromper sur les activités ou encore la destination. Bien sûr, tout n’est pas toujours réalisable (en fonction du budget etc) mais c’est mieux d’envisager toutes les possibilités et surtout de savoir ce qu’iel NE veut PAS ! Cela évitera les situations gênantes ! Si vous n’êtes pas spécialement d’accord avec iel ou que vous aviez d’autres idées en tête, n’oubliez pas que ce moment n’est pas pour vous mais pour iel !

2.Demandez une liste de personnes qu’iel veut voir à son EVJF/EVG.

Une fois que vous avez la liste de souhaits, il faut maintenant connaître les personnes qu’iel aimerait avoir autour de soi pour ce moment afin que vous sachiez qui contacter. Pour que ce soit plus facile niveau organisation, faites-lui faire sa liste en priorisant les personnes : du plus important au moins important. S’il y a trop de monde et que vous pensez que niveau organisation cela va être compliqué, je vous conseille de prendre uniquement les 10 premières personnes de cette liste et éventuellement intégrer les personnes suivantes s’il y a des désistements.

3. Créez un groupe pour communiquer avec tous.tes les invités.es.

Vous avez votre liste et vous avez récupéré les coordonnées des invités.es alors c’est parti pour lancer la machine (le plus tôt sera le mieux ) ! Je vous conseille de créer un groupe avec toutes les personnes conviées (whatsapp, messenger, télégram etc). Dans votre premier message, expliquez tout simplement pourquoi vous avez crée le groupe et n’hésitez pas à partager vos idées d’activités, ou au moins ce que vous a dit le.la futur.e marié.e sur ses souhaits. Précisez tout de suite si c’est une surprise ou non : cela évitera les maladresses. Vous saurez déjà à ce moment-là si tout le monde est partant.e !

4.Proposez plusieurs dates.

Sélectionnez de votre côté des dates de week-end sur lesquelles vous êtes disponibles et communiquez-les aux invités.es. Ensemble, choisissez celle qui convient à tous.tes ou à une grande majorité d’entre eux.elles : acceptez le fait que tout le monde ne pourra pas forcément être disponible. Si vous prévenez les gens suffisamment tôt (au moins 6 mois), iels pourront peut-être s’arranger avec le travail. Avant de valider la date, assurez-vous que le.la futur.e marié.e soit bien disponible ce week-end-là ! Si vous souhaitez que cela soit une surprise, communiquez avec son.sa conjoint.e.

5.S’accordez sur le budget de chacun.e pour choisir les activités.

C’est une étape primordiale avant de réserver quoique ce soit. Demandez aux invités.es combien iels veulent/peuvent mettre dans cet événement. Estimez le prix des activités (comptez souvent entre 25 et 50€/personne) et des accessoires si vous en prenez. Pensez aussi aux hébergements (location, chez soi ?), aux repas (chez soi, pique-nique, restaurants, fast food etc ?), aux transports (voiture, train, bus, avion?) et à la part du/de la futur.e marié.e,(soit, en tant que témoin, vous décidez de prendre tout à votre charge, soit vous divisez sa part en fonction du nombre d’invités.es). Le prix ne sera pas le même en fonction de la destination et des activités, il est donc important que tout le monde s’accorde là-dessus. L’événement ne sera pas plus ou moins bien en fonction du budget qui y est consacré !  

6.Réservez en premier l’hébergement et le transport.

Déjà, plus vous vous y prenez tôt, moins cela sera cher. Ensuite, vous aurez plus de possibilités en vous y prenant tôt, notamment pour l’hébergement, surtout si vous êtse nombreux.ses. Vous pouvez créer une cagnotte en ligne (ex : leetchi) pour réserver tout cela une fois que tout le monde a versé sa part. Si vous le pouvez et que vous faites confiance aux invités.es, alors vous pouvez avancer les frais et envoyer votre RIB afin que chacun.e vous rembourse sa part.

7.Réservez ensuite les activités.

Faites-le au moins 2 à 3 mois à l’avance pour être sûr.e d’avoir de la place, surtout si vous êtes nombreux.ses. Concernant les activités, vous en avez des tonnes. Cela dépendra de ce qu’aime le.la futur.e marié.e et du budget établi. Voici quelques idées « incontournables » : spa, karaoké, shooting photo (souvent avec des tenues/accessoires personnalisés), beach/pool party, karting, escape game, paintball, olympiades, visites touristiques (si vous partez à l’étranger), concert, bars, brunch, promenade en bateau ou à vélo, randonnée, atelier cuisine, atelier créatif etc.

8.Créez un planning.

15 jours avant ce fameux week-end, je vous conseille de faire un planning pour que toutes les activités puissent s’enchainer avec fluidité. Cela permet aussi de savoir qui arrive où et à quelle heure car tout le monde n’arrivera pas forcément ni au même endroit, ni au même moment. Si vous avez des activités avec des horaires précis, c’est mieux d’avoir un planning où tout est noté. Cela évite les confusions et les oublis !

9.Faites une liste des bagages.

Même si vous ne partez pas loin et que c’est uniquement pour deux jours, assurez-vous d’avoir tout prévu : appareil photo, chargeur, maillot de bain, accessoires etc. Ce serait dommage d’oublier un élément essentiel au week-end ! Consultez aussi la météo quelques jours avant votre départ afin d’avoir des tenues adéquates. N’oubliez pas de faire une liste pour le.la futur.e marié.e, surtout s’iel ne connaît pas la destination ! Si vous souhaitez conserver la surprise jusqu’au bout, envoyez la liste à son.sa conjoint.e afin qu’iel lui prépare sa valise en cachette.

10.PROFITEZ.

Le plus important dans un EVJF-EVG c’est avant tout de respecter, au mieux, les souhaits du.de la futur.e marié.e et ensuite de S’AMUSER, RIRE et tout simplement PROFITER de cet agréable moment !

J’espère que cet article vous aura bien aider. Si malheureusement vous êtes toujours perdu.e, n’hésitez pas à me contacter ici et je pourrais l’organiser avec vous :).

A très vite,

Clara, Wedding & Event Planner

Organisatrice d’instants mémorables pour une fête en toute simplicité, sérénité et sans te ruiner.